Çalışma Prensipleri

İlaç Takip Sistemi, elektronik ürün kodu teknolojisinden faydalanarak ilaçların tedarik ve dağıtım süreçlerindeki geçmiş ve güncel konum bilgilerinin belirlenme sürecidir.

Sistem, gerçek ortamlardaki ürün hareketlerine göre doğrusal süreçlerle tasarlanmıştır. Gerçek hayatta var olan işlemlerin sistemde yapılması kolaylık sağlamaktadır. “Doğrulama”, “Reçete Satış Onayı” gibi bazı işlemler de bu süreçlere eklenmiştir. 

Üretim bildirimi: Üretim bildirimi bir ürünü sistemde aktive etmektir. Aktive edilmeyen bir ürün hiçbir şekilde karekodla satılamaz, satış esnasında ürünün sistemde yer almadığı bilgisi görünür.

İthalat bildirimi: İthalat bildirimi üretim bildiriminden farklı değildir. İthalatçı, ürününü ithal ettikten sonra piyasaya sürmektedir. Piyasaya sürülmeden önce ithalat bildiriminin yapılması gerekir.

İthalat bildirimi üretim bildiriminde olduğu gibi bir aktivasyondur ve ürün aktive edilmemişse eczanede satılamaz.

Üretici/İthalatçı firma satış bildirimi: Üreticinin üretim bildirimi yapmasıyla satışı arasındaki süreler senkron olmayabilir. Bu ürünler uzun süre depolarda bekleyebilir. Bu sebeple ilaç firmaları üretilmiş veya ithal edilmiş ürünleri satarken bir bildirim daha yaparlar. Bu işlem üretici yada ithalatçı firmalar için tamamen aynıdır.

Ecza deposu satış bildirimi: Ecza depoları sistemin en önemli paydaşlarıdır. İlacın geçmişinin net olarak belirlenebilmesi için ecza depolarının satışlarını bildirmeleri gerekir. Ecza Depolarının satış bildirimi yapması sonucu ürünler eczane stoklarına girmeli ve o ürün sadece o eczaneden satılabilmektedir. Satış bildirimi aynı zamanda doğrulama yapılmasını sağlar. Satış veya mal alım onayı esnasında ürünlerin miatları da kontrol edildiğinden miadı geçen bir ürün satılamaz.

Eczane satış bildirimi: Sistem, başlangıçta üretim bildirimi ve eczacıların satış bildirimleri şeklinde, girişte kayıt ve çıkışta kontrol şeklinde bir düzenleme ile çalışmaktadır.
Reçete girilir, (geri ödeme kurumu yazılımına veyaz eczane yazılımına girilir veya Medula’dan sorgulanarak reçete transfer edilir.)
Geri ödeme kurumundan bu reçete için provizyon alınır. Geri ödeme kurumunun geri döndürdüğü bir reçete kayıt numarası varsa alınır. Eğer reçete kayıt numarası yoksa eczane kendine özgü bir reçete numarası üreterek reçeteyi bu numara ile saklar.

Eczacı, ilaçları hastaya vermek için önce İTS’ye bildirir. Bu bildirim aynı zamanda bir doğrulamadır, eczacı, satış bildiriminde cevabı olumsuz gelen ilaçları hastaya vermez.

Satış bildiriminin cevabı alınarak tüm ilaçlar doğru ise geri ödeme kurumundan ilaçları ödemesi talep edilebilir. Bu işlem “Reçete Satış Onayı”, bilinen adıyla “Reçete Kesinleştirme” ile yapılabilir. Reçete satış onayı, eczacının tamamlanan ve hastaya tüm ilaçları teslim edilmiş reçetesinin tamamlandığının SGK’ya bildirilmesidir. Reçete satış onayı SGK’ya bildirilir bildirilmez SGK sistemi tetiklenerek İTS’den bu satışa ait ilaçları sorgular ve gelen ilaç bilgilerine göre reçete ödemeye alınarak reçetenin diğer parametrelerinin incelenmesine geçilir.

Eczanelerin elden ilaç satışı: Eczaneler geri ödeme kurumları dışında bir ilaç sattıklarında bunlar da sisteme bildirir. Bu işlemler için eczane yazılımlarının kolaylık sağlamaktadır. Eczanenin elden sattığı bir ürünün geri ödeme kurumlarına tekrar satılmasının tespiti durumunda geri ödeme kurumları ile yapılmış sözleşmelerin askıya alınması söz konusudur. Bu sebeple, satılan her ürünün bildirimi düzenli olarak yapılmalı, bir kontrol durumunda eczanede satılmış görünen ürünlerden bulunmamalıdır.

Doğrulama: Sistemde bir ürünün sadece satılabilir olduğunu doğrular. Doğrulama servisi ile eczane, ecza deposu ya da üretici elindeki bir ürünün satılabilir olduğunu görebilir. Doğrulama sonucunda ürün hakkında dönen bir cevap vardır. Bu cevap olumlu ise ürün satılabilir demektir.

Sistem ürüne satılabilir kaydını vermişse ve sonradan bu üründen bir başka eczanede de bulunduğu tespit edilmişse bu iki üründen hangisinin gerçek olduğu sistemin yaptığı izlemeyle ortaya çıkarılacaktır. Yukarıda anlatılan süreçlerden firma satış bildirimi ve ecza deposu satış bildirimi yapılmışsa bu ürünün bir şeceresi veritabanı üzerinde oluşmuştur. Şeceresinde bir kopukluk olan ürün sahte kabul edilecek ve şecerenin koptuğu nokta bu sahtecilikten sorumlu tutulacaktır.

Mal alım onayı: Lojistik ile depolamanın birleştiği nokta mal kabuldür. Mal kabul, gelen ürünün dikkatle incelendiği bir nokta olup burada hatalı gelen ürün varsa ayıklanır.

Karekod, ürünü benzersiz tanımlayan bir sıra numarası barındırdığı için mal kabule hangi ürünlerin geldiğini belirlemede kullanılabilir.

Bütün taraflar gönderilerini sisteme rapor ettiklerinde bile gelen ürünlerin incelenmesi gerekebilir. Sistem tasarımında isteğe bağlı olarak sunulan “mal alım onayı” bildirimi kendini sağlama almak isteyen birimlerin kullanabileceği bir yoldur. Eczacıların bütün alımları için mal alım onayı bildirimi yapması gerekmemektedir, bazı ürünleri gelir gelmez hastaya vermek gerekebilir, bu durumlarda verilen ilaçlar için mal alım onayı gerekmez çünkü satış esnasında da aynı onay alınmış olur. Bazı ürünlerin hemen satılmış olduğu durumlarda kalan ürünlerin mal alım onayı bildirimine konu olması mümkündür.

Mal alım onayı, ürünleri önce doğrulama onayı şeklinde kontrol etme ve gönderen birimin stokuna kaydetme işlemini birlikte yapar. Doğrulama işlemini içerir.

Deaktivasyon: Deaktivasyon ürünlerin sistemden çıkarılması için yapılan işlemdir. Kılavuzlarda genişçe anlatılmıştır. Sisteme giren ürünlerin satılması istenmediği takdirde bu yola başvurulabilir. Deaktivasyon sebeplerinden “imha” en bilinen yöntemdir. Eğer ürünün imha edilmesi istenmişse sistemdeki kaydı kapatılarak bu ürünün satılması önlenir ve ürün tekrar sisteme geri dönmez.

Mal Alım İadesi: Alınan ürünlerin iadesi durumunda o ürünlerin stoktan çıkarılması ve diğer firma stoklarına geçmesi için bu bildirim yapılmalıdır. Sistemde ürün hareketlerinin sağlıklı bir biçimde izlenebilmesi için bu bildirim gereklidir.

Mal Satış İadesi: Satılan malın iadesi, mal alım iadesinin benzeri bir harekettir. İkisinin yönü terstir. Bu hareket satıcının stokuna geri dönen malı kaydetmek için kullanacağı bir bildirimdir. Bu bildirim yine doğrulama içerecektir. Mal satış iadelerinde aynı ürünlerin gelip gelmediği önemlidir. Bu sebeple, mal satış iadesi doğrulama içerir, üretici ya da ecza deposunun iade aldığı ürünlerin doğruluğundan emin olması sağlanır.

Hastane Sarfları: Sarf, deaktivasyon kavramı içinde değerlendirilmiştir. Sarf, ürünün bir işlem içinde harcandığını belirtenbir kavramdır. Hastanelerde birçok zaman birden fazla hastaya bir kutudaki ürünler paylaştırılarak verilmekte ve bu sebeple eczanelerde blisterdeki ürünler kesilmektedir veya şuruplar şırıngalarla paylaştırılmaktadır. Bu durumda ürünleri ambalajları ile izleme imkanı kalmamakta olduğu ve bu ürünlerin geri ödemeleri de birim doz üzerinden yapıldığı için mecburen hastanelerin satış bildirimi yapmaları yerine sarf bildirimi yapmaları uygun görülmüştür.
Sarf bildirimi sonucu ürünler sistemden çıkarılmaktadır. Hastane ürünlerinin mükerrer satılmaması için bu yöntem benimsenmiştir.
Hastanelere satılacak ürünlerin satıcılar tarafından satış bildiriminin yapılmış olması gerekir. Bu şekilde ürünlerin üstüne “İhale malı satılamaz” gibi ibareler artık koyulmayacağı için bu bildirim ile o ürünler sadece o hastane tarafından sarf edilebilecek, başka noktalardan sarf veya satış yapılamayacaktır.

Takip ve İzleme

Büyüyen sektörlerin ürün tedarik zincirindeki alım, satım, ürün iadesi gibi işlemleri görüntüleme ihtiyaçlarının ortaya çıkması üzerine geliştirilen Takip ve İzleme Sistemi’nin küresel çapta adaptasyon ve standardizasyonunu sağlamak amacıyla kurulan Uluslararası Standartlar Teşkilatı EPCglobal, tedarik zincirinin verimliliğini ve şeffaflığını geliştirmeye yönelik çözüm ve standartları iyileştirmeyi amaçlayan bir diğer kuruluş olan GS1 ile birlikte, piyasada bulunan ürünlerin tedarik zincirinde oluşturdukları hareketin nasıl kodlanacağı ve bu kodların ne anlama geldiğini belirleyen standartları tanımlamıştır. Söz konusu standartlar, şu anda dünyanın her yerinde ve birçok farklı sektörde başarıyla uygulanmaktadır.

İlaç Takip Sistemi (İTS)

İlaç Takip Sistemi karekodlarla izlenebilirliği sağlanmış ilaçların üretim veya ithalattan başlayarak geçtikleri her noktadan alınacak bildirimlerle takibini sağlamak üzere kurulmuş bilgisayarlar, veritabanı, bu veritabanını işletmeye yarayan bilgisayar yazılımları ve iletişim altyapılarını içeren bir sistemdir.
İlaç Takip Sistemi, ilaçların sahteciliğe karşı korunması ve güvenlik amacıyla takip edilmesini sağlar. İlaç Takip Sistemi, üretici, ithalatçı, ecza deposu ve eczanelerden alınan bildirimler, geri ödeme kurumlarından alınan satış onayları ile bir ilacın birden fazla satılamamasını denetler.

 




© 2012 İlaç Takip Sistemi (İTS)
Tiga Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından geliştirilmiştir. Tüm hakları saklıdır.

Web sitesini düzgün görüntülemek için İnternet Explorer 9+, Mozilla Firefox veya Google Chrome tarayıcıları gereklidir.